Founder Mextra ECD Geert Klein Breteler Over een elektronische cliëntendossiers

Het moet de praktijk helpen, niet alleen de administratie.

‘Halverwege de jaren tachtig werkte ik als hulpverlener in de verstandelijk gehandicaptenzorg, later in de jeugdzorg en uiteindelijk in de forensische zorg,’ vertelt Geert Klein Breteler, oprichter van Mextra. ‘We schreven álles met pen en papier. Als ik nachtdienst had, was ik blij: dan kon ik eindelijk rapportages voor de rechtbank bijwerken. Stapels multomappen gingen door mijn handen. Ik dacht: dit moet slimmer kunnen.’

Die gedachte leidde rond 2000 tot de eerste versie van Mextra. Niet bedacht vanuit de administratie, maar vanuit de hulpverlener. ‘Hoe kun je iemand in de zorg ondersteunen om voortgang goed vast te leggen? Dat was mijn uitgangspunt. Geen systeem dat op de achtergrond alleen cijfers registreert, maar een hulpmiddel voor de praktijk.’

Van dossiers naar samenwerking
Wat begon als een praktische tool groeide al snel uit tot een visie op zorg: transparantie en samenwerking. ‘Ik vond het altijd vreemd dat je online reizen kon boeken en bankzaken kon regelen, maar als je zorg nodig had, wist je niet eens wat er in je dossier stond. Professionals bepaalden wat er werd vastgelegd, cliënten hadden geen idee. Dat moest veranderen.’

Community Support sloot zich in 2011 bij die visie aan en werd één van de eerste organisaties die cliënten actief liet meeschrijven. ‘Community Support heeft dat vanaf het begin omarmd. Terwijl andere organisaties bang waren dat cliënten hen zouden overspoelen met vragen, zeiden zij: wij willen juist dat cliënten meelezen en meeschrijven. Dat maakt de samenwerking gelijkwaardiger. Er zijn zelfs cliënten die aan hun begeleidingsplan meeschrijven.’

Voorloper in transparantie
Die openheid heeft grote voordelen. Cliënten voelen zich meer betrokken en onthouden afspraken beter. ‘Vergelijk het met een spannend gesprek bij je huisarts. Thuis weet je vaak niet meer precies wat er is gezegd, omdat je gespannen was. Hoe waardevol is het dan dat je alles kunt teruglezen in je dossier? Het commitment wordt veel groter.’

Volgens Geert blijft Community Support hierin uniek. ‘Zij zijn nog altijd één van de klanten die het verst gaan in transparant werken. Dat vraagt lef, want veel organisaties hebben toch nog koudwatervrees. Maar het loont. Het vertrouwen groeit en de samenwerking met cliënten wordt sterker.’

Minder administratie, meer tijd voor de cliënt
De samenwerking richt zich niet alleen op transparantie, maar ook op het verminderen van administratieve druk. Onlangs ontwikkelde Mextra samen met de Radboud Universiteit een AI-toepassing die automatisch samenvattingen maakt van rapportages. ‘Een hulpverlener doet er normaal drie kwartier tot een uur over om een evaluatieverslag te schrijven. Met AI kan dat in enkele minuten. De kwaliteit is verrassend goed, maar de professional blijft altijd degene die checkt. Het gaat om ondersteuning, niet om vervanging.’

De winst is duidelijk: minder tijd achter de computer betekent meer tijd voor de cliënt. ‘Niemand kiest dit vak om urenlang te typen. AI kan juist helpen om de repeterende taken uit handen te nemen, zodat de hulpverlener zich kan richten op het echte werk: contact met mensen.’

Toch ziet Geert ook risico’s. ‘Soms hoor ik dat professionals ChatGPT gebruiken om teksten te vertalen voor cliënten die geen Nederlands spreken. Maar vertrouwelijke informatie in een publieke tool stoppen, dat is gevaarlijk. Ik vind dat wij als leverancier veilige oplossingen moeten bieden, want anders gaat het een keer mis.’

Kwaliteit boven groei
Vandaag de dag werken ruim 175 organisaties met Mextra. Toch is groeien nooit een doel op zich geweest. ‘We zijn een waardegedreven organisatie, geen geldgedreven club. Het gaat erom dat we de juiste dingen doen. Community Support past daar goed bij: ook zij kiezen voor inhoud en menselijkheid, in plaats van de snelle weg.’

Geert verwacht dat het elektronisch cliëntendossier de komende jaren drastisch verandert. ‘Nu wordt het vaak gezien als een administratieve last. Maar ik geloof dat het je helpende hand wordt. Een systeem dat herkent waar een rapportage bij hoort, dat automatisch verbanden legt en taken overneemt. Daardoor blijft er meer tijd over voor waar het echt om draait: de relatie tussen hulpverlener en cliënt.’

Een partnerschap met lef
Wat Geert het meest waardeert aan Community Support? Hun vooruitstrevendheid. ‘Zij durfden vanaf het begin cliënten mee te nemen in hun dossiers. Dat gaat bij andere organisaties vaak moeizamer. Daarmee laten ze zien dat transparantie geen bedreiging is, maar juist de sleutel tot betere zorg. En dat is precies waar we het samen voor doen.’